《厦门理工学院内部会计控制制度》(暂行)

?厦门理工学院内部会计控制制度(暂行)

第一章 总则

第一条???????? 为规范我院财务和会计行为,加强内部会计监督,健全财务管理制度,提高资金使用效益,促进学院各项事业发展,根据《中华人民共和国会计法》、《高等学校财务制度》、《内部会计控制规范》(试行)等相关法律法规,结合我院业务特点和管理要求制定本制度。

第二条???????? ??本制度所称内部会计控制是指我院为提高会计信息质量,保护资产安全、完整,确保国家有关法律法规和学院内部各项规章制度的贯彻执行等而制定和实施的一系列控制方法、措施和程序。

第三条? ??本制度暂包括货币资金、实物资产、成本费用、工程项目、筹资等五类经济业务的会计控制,适用于院内各部门。本制度应与学院所制定的其他相关经济业务管理规定配套使用。

第四条? ??院长及分管院领导对我院的内部会计控制的建立健全和有效实施负责。

第二章 内部会计控制的目标和原则

第五条? ??我院内部会计控制目标包括:

(一)??????????? 规范我院会计行为,保证会计资料真实、完整,促进学院各项事业健康、持续发展。

(二)??????????? 堵塞漏洞、消除隐患,及时纠正错误及舞弊行为,保护学院资产的安全、完整。

(三)??????????? 确保国家有关法律法规和院内各项规章制度的贯彻执行。

第六条???????? 我院内部会计控制设计遵循以下原则:

(一)严格依照国家有关法律法规,并根据学院业务发展和管理要求进行修订和完善相关制度。

(二)约束院内涉及财务会计工作的所有人员,任何个人不得拥有超越内部会计控制的权力。

(三)涵盖院内涉及会计工作的各项经济业务及相关岗位,明确关键控制点。

(四)科学设岗,明确岗位职责,坚持不相容职务分离,形成权责分明、相互制约、相互监督的有效机制。

(五)合理的控制成本,遵循成本效益原则。

第三章? 货币资金

第七条? 本制度所称货币资金是指学院所拥有的现金、银行存款和其他货币资金。现金由出纳专人管理,银行存款以学院名义开户存入开户银行。

第八条? 货币资金收付的授权批准、实际办理、会计记录、稽查等不相容岗位相互分离,相互制约,不得由一人办理货币资金业务的全过程。出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管,不得兼任收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作。

第九条 学院财务部门和其它部门必须严格按照国家有关政策规定依法组织收入,各项收费均应执行国家规定的收费范围和标准,使用合法票据,收入纳入学院统一管理,不得私设“小金库”,设置账外账;货币资金支付业务应严格按照学院财务管理制度规定的程序办理。审批人应在授权范围内进行审批,不得超越审批权限。如审批人员临时出差,可书面指定代理人代为审批,并对支出结果负责。会计人员对一切审批手续不完全的资金使用事项,有权拒绝办理。

(一)??????????? 支付申请。院内各单位或个人用款时,均需填写支付凭据。预借款时,应提前向审批人提交货币资金预借申请单,注明款项的用途、金额、支付方式等内容,并附相关有效证明;其他用款业务应向审批人提交合理合法的有效原始凭证和有关的经济合同或证明、入库单等,并在原始凭证上注明经手人、用途等内容。

(二)??????????? 支付审批。审批人根据其职责、权限和相应程序对支付申请的有关单据进行审批。对不符合规定的货币资金支付申请应拒绝批准。

(三)??????????? 支付复核。财务部门审核人员应对批准后的货币资金支付申请单据进行复核,复核其批准的权限和使用范围是否正确,手续及相关单证是否齐备,金额计算是否正确,支付方式、支付单位是否正确等。复核无误后填写付款记账凭证。

(四) 办理支付。出纳人员应根据会计审核后的付款记账凭证办理支付手续,并重点复核原始凭证的数量、金额是否与记账凭证相符,无误后办理付款,并在原始凭证上加盖“付讫”字样印戳。

第十条 财务部门应按规定开设和使用银行账户,严禁出借银行账户供外单位使用,严禁为外单位或个人代收代支、转账套现。

?第十一条 财务部门应根据国务院颁布的《现金管理暂行条例》和银行结算制度,结合我院实际情况,确定现金库存限额和开支范围,超过现金库存限额的现金应及时存入银行,不属于现金开支范围的业务应通过银行办理转账结算。出纳人员收取现金应及时存入银行,不得坐支现金和公款私存,做到日清月结,并及时登记现金和银行存款日记账,每月及时与银行对账。银行对账单不得由出纳直接从银行取得,财务部门应不定期对库存现金进行抽查,以保证账实相符。

第十二条 银行印鉴实行分管制,即财务专用章由专人保管,个人印章由本人保管,严禁一人保管所有印章,印章保管人临时出差应填写委托书,委托他人代管。

第十三条 出纳人员签发银行支票,应要求业务人员在银行支票使用簿上签字,登记银行支票号码。

第十四条 财务部门根据有关规定,专人负责学院各种票据的购买、保管、核销等,并专设登记簿进行记录。票据领用、核销程序应严格按照我院制定的票据管理办法办理。

第四章? 实物资产

第十五条 本章所称实物资产包括仪器设备、材料、低值品、易耗品等,其分类标准、采购、使用、毁损报废等应依照相应的政府规章和我院所制定的资产管理办法执行。

第十六条 实物资产的管理部门、使用部门和核算部门应职能分离,相互制约,相互监督,保护资产的安全、完整。

第十七条 财务部门为我院实物资产的会计核算部门,进行价值管理:

(一)???? 负责设置资产的总账;

(二)???? 负责对资产的增减变动及时进行账务处理;

(三)???? 协助资产管理部门进行定期资产清查和盘点,做到账实相符。

第十八条 学院根据需要设置资产管理部门,归口管理各类资产,并具体以下工作:

(一)负责设置固定资产台账及明细账;

(二)负责对资产的采购、验收、进账(进仓)登记、处置(含资产调拨、报废、毁损、丢失等的处理)、以及定期或不定期清查盘点等有关事项;

(三)负责资产统计和使用情况分析。

第十九条 实物资产的取得应按相关规定和相应审批程序办理。具体管理办法由资产管理部门制订并实施。

第二十条 实物资产的领用发出应按规定办理相应手续。学院各使用部门应设专人负责物品的保管,并于每学期终全面清查盘点一次,清查结果应报学院资产管理部门审核备案。保管人员变动应办理物品移交手续。

第二十一条 取得的实物资产应办理验收登记手续:

(一)各单位采购的固定资产应凭相关票据和验收凭据到院资产管理部门办理进账(进仓)管理手续,进仓的具体要求由资产管理部门制定。

(二)各单位采购的材料s低值品、易耗品等由部门负责指定专人办理验收登记和管理,并定期将物资登记情况向资产管理部门和监察审计处报备。

(三)财务部门凭票据以及相关凭证给予报销或办理支付手续;票据上必须有经办人、验收人和审批人签字,票据应符合财务有关规定。不按规定办理固定资产进仓手续者,财务部门有权不予报销。

(四)批量购买物品应附明细清单(加盖销售单位公章)。

五)捐赠物品经验收后,应到院资产管理部门办理作价、进账

(进仓)登记手续,并报送财务处做账务处理。

第二十二条 实物资产的毁损、丢失等非正常损失由资产管理部门根据有关规定及时处置,并将处置结果通知财务处进行会计核算。

第五章? 成本费用

第二十三条 本章所称成本费用即指学院日常经费支出。学院各单位应本着精打细算、厉行节约的精神,合理安排各项支出,其开支应遵循国家财经纪律和学院财务管理制度,并严格按照学院核定定额经费和各部门包干使用经费的范围和标准执行。

第二十四条 实行定额管理的项目经费和各部门运行业务费的预算控制数及使用范围,由党委会或院务会讨论通过,实行“一支笔”审批负责制度。

第二十五条 财务部门应认真审核各项开支,根据真实、有效的原始凭证按照有关财务规定办理报销业务;对专项资金,必须做到专款专用,不得挪作他用。

第二十六条 财务部门对院内违反国家财经纪律和学院财务管理规定的开支,有权拒绝受理、拒绝付款。

第二十七条 实行定额管理的项目经费使用原则上不得超出预算控制数和改变用途,谁超支谁负责。如遇特殊情况确需超支或改变用途,应及时查找原因,并提出超支或改变用途申请。超支1000元以内的(含1000元),由财务部门负责人审批;超支1000元以上50000万元以下的,由院长审批;五万元以上经院务会审批。改变经费使用用途的,需经分管院领导审批。财务部门应凭超支或用途变更的审批凭据,办理相应报销手续。

第二十八条 财务部门通过定额管理,建立成本费用内部报告制度,实时监控成本费用的支出情况,并定期通报各类经费使用情况,分析经费使用效益。

第二十九条 学院应定期或不定期召开财务会议,对预算调整和项目变更做出决议。

第六章? 工程项目

第三十条 ?学院各项工程项目价值管理的实施,应严格按照《招标投标法》等法律法规、厦门市工程建设的有关规定以及《厦门理工学院基建财务管理暂行规定》执行,防范工程项目资金使用管理中的差错与舞弊,提高资金使用效益。

第三十一条 学院工程项目决策控制,应在项目建议书、可行性研究、项目决策等三个阶段建立相应的内部会计控制制度。财务部门应当对项目建议书中财务分析和预测结论的可靠性发表具体的书面意见;学院委托具有相关资质单位编制的项目可行性研究报告,其财务可行性研究过程及其结论应当接受学院财务部门在数据正确性和方法恰当性方面的审查,并取得书面意见;对于重大工程项目,应实行集体决策,并根据客观经济条件的变化及时做出调整,财务部门应适时参与决策;参与学院工程项目建议书、可行性研究、项目决策的岗位应相互分离。

第三十二条 工程勘察设计应公开择优选取具有相应资质的单位来完成,重大工程项目设计应按规定采用招投标方式选定设计单位。学院应当组织相关部门及专业技术人员对设计方案进行分阶段审核,防止设计单位保守设计,确保最终设计的工程适用、经济、合理。项目建设过程中若发生较大设计变更,应经过基建和财务部门讨论,并由学院主管领导确认后按规定报审。

第三十三条 工程概预算应按政府有关规定编制和报批,学院财务部门应会同基建人员对设计概算进行演算和复核,审查编制依据的合法性、时效性及适用范围,审查概算项目是否完整,审核工程量的准确性、定额套用的正确性、费用计算和汇总的合理性。设计概算如超过经批准的项目控制数,基建部门应组织论证,决定修改初步设计或重新办理报批事项,工程的实际投资额应严格控制在经批准的概算之内。

???? 第三十四条 按规定须公开招标的工程建设项目,基建部门应根据项目的特点和需要委托具备资质的招标代理单位办理,基建部门应对代理单位编制的招标文件进行确认,明确招标项目的技术要求、对投标人资格审查的标准、投标报价要求和评标标准等所有实质性要求和条件,明确拟签订合同的主要条款。招标文件中关于审查投标人资格的财务标准、投标报价要求以及工程款支付等内容须经财务部门会签审核。

第三十五条 建设工程的勘察设计、施工、设备以及大宗材料采购、工程代建和工程监理等都要依法订立合同,各类合同要有明确的质量要求、付款条件、履约担保责任和违约处罚条款等。重要合同签署前应经集体讨论评审,并征求法律顾问的意见,最后提请院领导签署。财务部门必须参与合同的签订,审核合同的金额、支付条件、结算方式、支付时间等内容。基建部门应及时监督合同履行情况,财务人员应严格审核有关合同履行情况的凭证并以此作为支付合同价款的依据。

第三十六条 基建部门应选择工程项目质量控制的重点部位、重点工序和重点的质量因素作为控制点,进行重点控制,直接或督促代建单位对监理工作进行定期和不定期的检查,确保监理资料的真实性、完整性、及时性,掌握工程质量、进度、投资的实际情况。

第三十七条 基本建设及维修资金的管理应遵循专款专用的原则,必须按规定用于经批准的基本建设及维修项目,不得截留、挤占和挪用。基建、维修支出额度应控制在当年计划投资额度之内,单项基建项目投资总额和开支范围控制在批准的计划总投资范围内。新增工程项目或提高标准增加预算,必须编制相应的工程预算,并向院长提出专项报告以落实资金。

第三十八条 财务部门应明确基本建设会计和出纳的工作职责,严格按合同规定条款和相关单位审核意见支付工程预付款和进度款,定期核实基本建设支出,及时编制准确、完整的会计报告,如实反映建设资金的来源和占用,以及建设成本、投资效果、概预算和年度投资计划的完成情况。

第三十九条 支付工程建设资金时,由工程经办人员在付款审批表上写明付款依据和金额等,并附发票或收据以及相关支付凭据,5000元以下的支出项目,经分管基建部门领导核准签字后报财务部门根据有关规定审核后付款;5000元以上的,还应经分管学院领导核准签字;10万元以上的工程项目进度款或项目决算,应同时报请院长审批。

第四十条 基建部门应会同财务部门代表学院,与监理、代建等单位对施工单位报送的竣工资料的真实性、完整性进行 查,并依据设计和合同要求组织竣工验收,对存在的问题,应及时要求施工单位整改。???????

第四十一条 财务部门应对基建部门审定或按规定报批审定的竣工结算书进行复核,以作为工程款结算的依据;基建部门应配合财务部门按国家有关规定实事求是地编制各个基建及维修项目竣工财务决算,做到编报及时、数字准确、内容完整。

第四十二条 基本建设年终财务决算需经基建部门和财务部门负责人复核,并报主管基建和财务工作的院领导审批后上报市政府有关部门。

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第七章?? ???

第四十三条 随着学院的快速协调发展,亟需拓宽筹资渠道加大融资力度,为此制定有关本项业务的内部会计控制制度。

第四十四条 我院的筹资渠道、及资金用途和额度应符合国家的有关法律法规,应适合我院的办学特点和要求。

第四十五条 对外筹资应执行职能分离,形成权责明确、相互制约的监督机制。

(一)建立严格的对外筹资业务的授权批准制度。

(二)财务部门依据国家的有关法规及学院财务预算,合理确定筹资规模、渠道、形式和用途,并负责编制筹资计划,对筹资项目进行分析论证。

(三)筹资计划由院务会研究决定;须向上级主管部门报批的,经批准后予以执行。

(四)财务部门应指定专人负责办理筹资相关业务,业务的执行人员应与相关会计记录人员相分离;利息计算、会计记录与支付业务相分离。

第四十六条 筹资业务应依法签订借款合同或协议等相关法律性文件,并由财务部门指定专人保管或委托保管。相关法律性文件签署前,须经学院法律顾问出具有关的法律意见书,以确认筹资的合法性。

第四十七条 财务部门应对筹资项目进行跟踪管理,并定期检查筹资业务的执行。

第八章??? ???

??? 第四十八条 学院财务部门应实行内部稽核制度,学院监察审计部门应定期对学院各项经济业务进行内部审计,具体审计办法由监察审计处制订并实施。

第四十九条? 本制度从发文之日起正式实行,由院财务处负责解释和修订。若其中条款与国家最新法规相抵触,该条款自动失效。